P.I.B ~できる人としてスタートするブログ~

「結果」「成果」をあげたいあなたへ。~「できる人」としてスタートできる方法をお伝えします~

共有フォルダのルールを仕組み化!!無法地帯からの脱却!!Part1

f:id:JAOBA:20200617110430j:plain

こんにちは!AOです。

 

早速ですが、このような悩みを、お持ちではないでしょうか。

「会社でせっかくネットワークを利用した共有フォルダがあるのに、使い方が決まってなくて、まさに無法状態

「せっかくの機能をほぼ活用できてなくて、めちゃくちゃもったいない。もっと成果の出る使い方があるはずだ!

以上のように高い意識を持っていても、

結局、どうすればいいんだろう?

という状態になっていませんか?

この記事では、上記のような悩みを解決します。

最後まで読んでいただく事で「社内ネットワークを利用した共有フォルダの有効な使い方」が身につきます。

それでは、早速進めていきましょう

 

目次

 


1, 共有フォルダの目的、知っていますか?

f:id:JAOBA:20200617110454j:plain

結論からお伝えします。

個人PCによる属人化防止

資料、ノウハウを会社の財産として残す

以上2点になります。

どちらも、組織の成果向上が目的です。

共有フォルダはとても便利なのですが、便利すぎるがゆえに、データがどんどん蓄積され、「どこから整理しようか・・・」と頭を抱えてしまうケースも多いです。

今回は、目的を見失わず、かつ成果を上げられる方法について、説明していきます。

それでは、実際に使いこなす基本実用編の紹介に入る前に共有フォルダを活用した時の効果について、説明していきたいと思います。

 

2, 共有フォルダを使うと、どんないい事があるの?

f:id:JAOBA:20200617110519j:plain

ここでは、共有フォルダをうまく使うと、どんないい事があるのか、説明します。
この記事を読んだ後、「とりあえず取り組んでみようかな」という気持ちになってもらえると、うれしいです!

 

1, 属人化を防げる

属人化とは、担当者など、特定の人物にしかできない作業の事を言います。

情報や、業務の進め方が共有できていない場合に、よく見られる光景ではありますが・・・

正直、どこの企業にもよくある話だと思います。

組織の仕事の一部が属人化されている場合、担当者が不在の時に、トラブルが起きると、組織全体の仕事が止まってしまいます

仕事に関わる人数が多ければ多いほど、損失が大きくなることはわかっていただけると思います。

以上のような事が続くと、担当者は、休みが取れない状況が続き、最悪の場合、体調を崩してしまう危険性が生まれます。

さらに、「交通事故」や「身内の不幸」など、不足の事態で、一定の期間、会社に来れない期間が発生する事も考えられます。

そういった事態も考えた上で、普段から組織の体制をつくり、属人化を廃止することが、全体の成果を上げる事につながります。

 

2, 情報を共有できる

f:id:JAOBA:20200617113114j:plain

情報を共有する事で、組織関係者が、作った人の知識や経験も共有できます

共有フォルダに保存してある事で、誰でも気軽に資料が見れる為

資料の作り方

考え方

の勉強になり、結果的に会社の利益につながります

 

3, ペーパーレスにつながる

f:id:JAOBA:20200617113146j:plain

紹介した上記2項は、実は他に解決手段があります。
それは印刷して書類で残すやり方です。

印刷して、ファイリングして、棚に収めておけば、情報を共有できます。現に今でもそうしている会社は多いのではないでしょうか。

私の勤める会社でももちろん、書類はたくさん存在します。

しかし、書類は、「用紙」「書類ファイル」「保存スペース」を用意する必要があり、時代背景も手伝って、コスト削減を義務付けられています。

そこで、共有フォルダを利用する事で、上記3点が不要となり、コスト削減につながっています。

「承認原紙」を証拠として、残す必要のある書類は、ファイルを作成しますが

それ以外の「打合せ資料」であったり「連絡文書」などについては、データで残す習慣をつける事が総合的に有効です。

 

3, 共有フォルダを使いこなす基本テクニック (初歩編!)

f:id:JAOBA:20200605044927j:plain

ここまで、共有フォルダを使うと、こんな効果があるとお伝えしてきました。

しかし、効果の出る使い方をしないと、何の意味もありません

これから紹介する以下の3点を実践することで、有効な使い方が出来るようになります。
簡単な内容ばかりですので、ぜひ、気軽に取り込んでみてください。

 

STEP1, 各フォルダのタイトルの頭に番号を付けて検索スピード大幅UP。

無秩序に並んだフォルダを見ると、まず、うんざりしませんか?

納期に追われている時は、探す以外に選択肢はないため、「時間」と「体力」を使って、目的の物を探します。

が、やはりできることなら、スッと出したいですよね。

探している資料の名称が分かった時点で、10秒でたどり着けるよう、仕組みを作ってしまいましょう。

その手段の一つとして、フォルダの頭に「番号」を振ります。

まず番号の付け方は、主に下記の2パターンになると思います。

  • 業務進行順
  • 年月順

この2つのパターンさえ押さえておけば、検索スピードが向上できます。

それでは、1つずつ、イメージを見ながら説明します。

業務進行順

f:id:JAOBA:20200617102425p:plain

プロジェクトなど、日常業務とは違う仕事の資料を保管するフォルダに適用される考え方になります。
例えば私の勤める会社では

「開発 → 設計 → 製作(試作) → 検証 → 量産」

と、ざっくり以上のようなプロセスでプロジェクトが進みますので、こういう
日常のルーティンワークと違い、プロジェクト単位で仕事が進む場合は、プロジェクト別で「業務進行順」を利用します。

 

年月順

f:id:JAOBA:20200617103203p:plain

日常業務のデータ保管に適しています。

・作業日報
・安全日誌
・チェックリスト

など、完全に「ルーティンワーク」として扱われる業務に対しては、まずは、以上のようにフォルダを作り、保存します。

ここで、「どこが年月順なんだよ!」と思われた方も多いと思います。

もっともな意見ですが、ここからが肝心です。

このようなルーティンワークとは、日ごろの作業の積み重ねが非常に大事なので、データ数も膨大になります

その膨大なデータを「年月順」で並べる事で、データの吸出しが容易になり、共有フォルダに保存する理由が明確になります。

f:id:JAOBA:20200617103300p:plain

こうする事で、必要なデータの居場所がわかりやすくなり、いつでもだれでも、効率よくデータを収集できることが可能になります。

 

上記のようなルールがない事で、よくある失敗談として

資料がだぶって作られている

作った資料が、全く生かされず、何年もだれからも見られることなく処分される

といった事を聞きます。

まさにその通りで、私も新人時代に心当たりがあります。

まだ入社間もない時に、暇つぶしに共有フォルダの中に保存された色々な人が作った資料をネットサーフィン感覚見るのが楽しかった時がありました。

しかし、その資料たちは、その後、一度も見られることなく、処分され、今は存在すらしない資料になってしまっています。

そんな私くらいしか、共有フォルダの中の資料は見られないくらい、化石化していた事を思い出しました。

 

STEP2 各資料のタイトルの最後尾に「改訂履歴」を必ずつける

f:id:JAOBA:20200617111347p:plain

どの資料が最新の情報なのか、明確にする為です。

共有フォルダはデータを色んな人が自由に編集できます。

その時によくあるのが、失敗してもいいようにと資料をコピペ後、資料を編集します。

ここまでは、考え方としていいと思うのですが、問題はここからです。

せっかく分けて、情報を更新したのに、保存後の資料のタイトルを更新せず、どれが最新かわからない状態にしてしまう事がよくあります。

そして次に編集する人が、間違えて更新前の資料をそのまま更新し、「あれっ!?」とパニックを起こす人が出ます。(パニックを起こすのは、もちろん1度前に更新した人です)

そしてその直しに多大な工数がかかるのです。

こうなってしまうと、うかつにデータを消せない事態になり、データは増えていくし、必要な情報が効率よく取り出せないし、場合によっては、何も知らない第3者が勝手にデータを消去してしまう事態も考えられます。

このような無駄な時間をかけてしまうような事態を発生させないためにも、改訂履歴を徹底してつける習慣をつけましょう。

ちなみに私の勤める会社では「revision(リビジョン)番号」として、資料の最後尾に「rev.○○」と記載するルールがあります。
ルールが定着しなければ、共有フォルダは有効に使えません。
有効に使えないのであれば、共有フォルダに保存する意味がなくなってしまうので、個人パソコンの中に保存して運用したがマシ!という判断になってしまうわけです。

 

STEP3 年に一度「バックアップ」を取る

f:id:JAOBA:20200617112009j:plain

予期せぬ事態に備える為です。
他のネットワークを利用して、保存するか、外付けHDDを利用するなどして、必ず復元できる状態にしておきましょう。
ちなみに、ここでいう予期せぬ事態とは

  • 操作ミスによるデータ消去
  • ネットワーク上の問題によるデータ消去

以上2点になります。

共有フォルダは基本的にネットワークを通じて行われており、間違えて消去してしまった場合、戻る事はありません。

個人パソコンのローカル上で削除した場合には、「ゴミ箱」の中にデータが残っている為、復元は可能ですが。

また、ネットワーク環境上の問題によるデータ消去は、運用の歴史が浅い会社などでは、起こりえる可能性があると考えた方がいいでしょう。

苦労して培ってきたこれまでの経験から作り上げてきたノウハウが、なくなってしまうのは、個人にとっても、会社にとっても、大きな損失になります

このような事態が起きても困らないよう、事前に対策を打っておく事が大事です。


4, 終わりに

f:id:JAOBA:20200617112426j:plain

このような共有できる物を上手に使いこなす事ができるようになれば、間違いなく組織はレベルアップします

組織で取り組む仕事の一人の力はたかが知れています。

一緒に働く人たちの協力を得て、うまく発揮させる事が出来れば、成果はおのずと大きくなります。

ぜひ、大きな成果を上げる為に、個人の力の発揮にこだわるのではなく、組織全体の力を発揮させる方法について、学んでいってみてはいかがでしょうか。

 

他にも、整理整頓など、会社のレベルアップに、あなた自身が貢献できることは多々あるはずです!

 

一緒に頑張っていきましょう!

f:id:JAOBA:20200501095104j:plain

 

あわせて読みたい

www.jaoba.net

www.jaoba.net


「相談」は、仕事ができる人の基本!ガンガン吸収して、レベルUPしていきましょう!

f:id:JAOBA:20200613171554j:plain  

こんにちは!AOです。

仕事を進めていく上でこんな話をよく聞きます。

「仕事をもらったのは、いいけど、分からないことだらけだ。

上司、先輩も忙しそうにしてるし。。。どうしたらこの状況から抜け出せるだろうか」

そんなあなたに、私から提案です。

相談することを覚えて、苦しい状況から脱却しませんか?

この記事を読んでいただく事で相談することの効果がわかり、どうすればいいのかわからない状況から脱却できるようになります。

 

それでは、進めていきましょう!!

目次

 

1, 仕事上における相談の目的

f:id:JAOBA:20200613171638j:plain

あなたは相談する目的を意識していますか?

結論から申しますと、仕事における相談の目的は

抱えている問題・課題解決に向けての「方向性の確認」「ゴールの決定」になります

組織で仕事を進める上で、一人で解決が難しい場面が必ず発生します。

そんな時、一人で抱え込まず、上司や先輩など、周囲の関係者に相談する事で、少しずつ解決に進める事が出来るようになります。


2, 相談する事で生まれるメリット

f:id:JAOBA:20200613171713j:plain

相談には、「問題解決」以外にも、メリットがありますので、3点ほど紹介します。

 

2-1, 相談中、解決策を思いつく

言葉でアウトプットする事で、自分の思考を客観視する事ができるようになる為なんだそうです。

課題解決方法を相談している最中に、「あ、これならいけるかも!」と急にひらめいた経験ってありませんでしたか?

人間は、自分の思考を自分の主観の角度から見ている場合がほとんどです。

言葉を発したり、明文化する事で、もう一人の自分が、別の角度から観察する事ができるようになります。

 

2-2, 考え方を変えられる

他人の意見を聞くことで、自分の偏った思考にメスをいれる事ができます。

自分が経験したことのない話や、自分にはない価値観、信念を聞かせてもらう事で、新たな考え方が身につき、色んな場面で柔軟な対応が可能になります。

 

2-3 周囲を巻き込んで仕事を進めることができる

相談をすることで、力を借りるだけでなく、一緒に作業を進めることが可能になります。

進め方がわからなくなったり、困ったことがおきてしまい、相談した際に、相手の承認欲求が満たされ、問題解決の手助けをしてくれるようになります。

一人で出せる結果なんて、たかが知れています。

協力者を増やして、成果を上げていきましょう!

 

簡単ですが以上3点が、相談をする事で生まれるメリットになります。

 

3, 相談を気持ちよく受けてもらえる為に心がけること

相談する事で生まれるメリットがわかった所で、いよいよ実践方法について、説明します。

以下の事を、最低限心がける事で、トラブルなく、相談を受けてもらうことができるようになります。

 

STEP1, 相談する時は、クローズドクエスチョンを!

f:id:JAOBA:20200613171739j:plain

相談相手の、回答までの負担を極限まで軽減できる為。

クローズドクエスチョンとは、「YES or NO」のみの回答を相手に要求するような質問方法です。

まずは、悪い例の紹介からいきます。

この資料を作成する時の考え方を教えてほしいのですが、どうすればいいのでしょうか?

このような質問の仕方は、極端な話、別の言い方をすると

考えた結果を、全部教えてください

と、言っているようなものです。

完全に思考停止し、相談相手に答えを出すよう丸投げしている状態です。

このような相談を受けた相手は、真剣に考えてくれる事はないでしょう。

次にいい例

・「この資料を作成する時の考え方を教えてほしいのですが、これであっていますか?

・「このポイントを表現するのに、こうしようと思うのですが、よろしいですか?

以上のように回答の出だしが『YES or NO』になるように質問をすれば、相談を受ける側の、考える負担が軽減されます。

相談する相手にも、有限な時間があります。

出来る限り相手の思考力時間を奪わないよう、できる限り配慮してあげてください。

ちなみに私は新人の頃、先輩に声をかけた後、質問の内容を整理し始めた事があり

ちゃんと事前に聞きたい事をまとめてから聞きに来い!

と、怒られたことがあります。

 

今思えば、ありえませんよね。。。笑

 

STEP2, 相談に行くときには必ず事前に確認を取ってから!

f:id:JAOBA:20200613171807j:plain

相手の都合を見計らって相談する事で、一緒に考えてもらえる可能性が高くなります。

相談したい相手も、仕事をしています。

自分の都合の為だけに存在しているわけではないので、配慮が必要です。

相談したい時には、相手の手が止まっている時を見計らって

「○○さん、○○の件で、相談したいのですが、5分ほどお時間よろしいでしょうか」

のように聞くと効果的です。

ここで、重要なポイントが3点ほどあります。

  1. 名前をまず呼ぶ
  2. 要件を伝える
  3. 相談にかかる目安時間を伝える (想像でOK)

最低限、以上3点を心がけましょう。

 

以下は私が勤める会社で実際見た光景なのですが

相手への配慮が苦手で、直球型な(要は空気読めない)Aさんと、作業に集中している時に邪魔されるのを極端に嫌うBさんで、以下のようなやり取りがありました。

Bさんが、耳栓をして、鬼のような形相でパソコンでタイピングしているところに

A「ちょっと、この件なんだけど、こっちに必要な情報が書かれて・・・」

B「今俺が何してるのか、わからないのか!?俺と話したいんならちゃんと予約してから来い!

と怒鳴っていました。

磁石のN極同士を向かい合わせた時並みに、反発するタイプの2人のやりとりを見て

予約って・・・

と笑ってしまいましたが

確かに話しかける時は最低限相手に配慮しないといけないな

と、強く感じました。

※この二人、当時「42歳」です。

 

STEP3, 普段の態度に気をつけないと、いざという時助けてもらえない

f:id:JAOBA:20200613171842j:plain

ここにきて精神論のような話になりますが、普段からいい加減に仕事に取り組んでいると、信頼関係が築かれず、相手にしてもらいにくいです。

相談相手が上司やチームメイトの場合、失敗されては困るので、「仕事が成功するまでの指示」をもらう事はできるかもしれませんが、「成長につながるアドバイス」はもらえないでしょう。

相談とは、相手の思考を取り込む行為でもあります。

普段から、信頼関係をしっかり築いて、色んな人の知識を自分の物にしていきましょう。

実際に、どんなに若くて、見かけがチャラチャラしてても

仕事を完遂させる!

という強い信念を感じる人には、周囲は協力してくれます。

 

逆に、「自分の分野だけ適当に終わらせて、他の人なんて知らない」なんていう態度で普段から仕事に取り組んでいる人には、協力は得にくいです。

ちなみに私は若いころ、よく色んな人に
お前見た目はチャラチャラして、いい加減に見えるけど、意外に真面目なんだな

と言われていました。

ほめてくれているのか、わからない表現ですよね。笑

 

4, これだけはやめよう!相手を困らせてしまう相談

f:id:JAOBA:20200613171923j:plain

私の過去の経験談より、「これをやってしまうと、100% 相手に迷惑になってしまう相談の持ち掛け方」を紹介します。

それはずばり「何を相談したいのか、明確にしてないまま、話しかける」事です。
「こころがける事 STEP1」でも、簡単に説明しましたが相談を受ける側は「時間を奪われる」事になります。

上司、チームメイトに勢いよく
「あっ!すみません!ちょっといいですか!?」
と呼び止めて、要件を聞かれてから
え~と、ちょっと待って下さいね~。え~っと・・・さっき部長が言っていた件なんですけど、、、あ~ちょっと待ってくださいね。確か・・・

と、手帳を見ながら確認を始めたり、顎に手をかけて自分の頭上を見つめながら、思い付きで質問を考え始めました。

あなたならどう思いますか?

特に急ぎの仕事もなく、普段から深い関係を築けている後輩なら100歩譲って笑えますが

忙しかったり、そこまで関係が深くない関係の後輩がそのような所作を取ってきたら・・・

暇じゃないんだよ!!早くしてくれ!!!

と、言いたくなるのではないでしょうか。

私はそのような場面を後輩や部下が作ってきた場合、喉元ギリギリまで出てきている暴言を吐きださないように、自分の理性と戦っています。

相談する前に、極限まで聞きたいことを絞り込んで、声をかけるように気を付けましょう。

 

5, 終わりに

f:id:JAOBA:20200613171957j:plain

社会人になると、「報(ほう)・連(れん)・相(そう)」という言葉を耳にする機会も増えてくることと思います。

「報告・連絡・相談」の省略した言い方です。

仕事の基本となる「報・連・相」の中でも一番重要なのが「相談」になるといわれています。


なぜなら、仕事の成果につながるだけでなく、人の思考を吸収する事で、個人的なスキルレベルUPに一番効果的と言われている事からです。

 

この機会にぜひ、「相談」について、理解を深めていただき、今後もレベルアップしていってください!

f:id:JAOBA:20200501095104j:plain

 

あわせて読みたい!!

www.jaoba.net

www.jaoba.net

伝わる連絡で、伝言ゲーム撲滅!スムーズに仕事が進む習慣 part1

f:id:JAOBA:20200609044010j:plain

こんにちは!
AOです。

 

組織で仕事を進める以上、「連絡」を取り合う必要が多々ありますよね。

そんなとき、こんな悩みを持つこと、ありませんか?

「うまくメンバーに伝わらず、何度も説明しなければならない時がある、どうやったらうまく伝わるんだろう?」

今回の記事では、以上のような悩みを解決します。

この記事を読み進めていただく事で、「伝わる連絡」ができるようになります。

 

私は16年間、サラリーマンを務め、今ではリーダー的な立場で仕事を進めています。

私がこれまで培ってきた経験談を惜しみなくお伝えしますので、ぜひ読んでいただき、今後の仕事の進め方の参考にしてみください。


目次

 

1, 伝わる連絡とは

f:id:JAOBA:20200609044041j:plain

結論からお伝えします。

組織で仕事を円滑に進める為に、やるべきこと・こころがけることを1度で理解してもらうことです。

何度も確認されるような連絡は伝わっていない可能性が高いといえます。

伝わる連絡の取り方を確認する前に、どのようなメリットが生まれるのか、紹介します。

 

2, 伝わる連絡がもたらすメリット

f:id:JAOBA:20200609044136j:plain

1, 時間と体力の消耗を抑える事ができる

冒頭で少し触れましたが、「何度も説明する」って体力も時間も消耗しますよね。

1度の連絡で、相手がやるべきことを理解し、完了させてくれればそれだけでずいぶんスムーズに仕事が進みます。

 

2, お互いの状況が共有できて、組織として、次にやるべき事が明確になる

連絡が上手く伝われば、相手もこちらの状況を把握できます。

お互いの現状を把握する事で「日程に対しての進み具合」が明確になり、各々が「いつまでに何をすべきか」が明確になります。

 

3, 「信頼関係」が構築できる。

伝わる連絡を取り合う事で「組織で仕事を進めている」実感を得る事ができます。

信頼関係を構築する事で、それぞれの役割を十分に発揮し、大きな成果を生むことができます。

 

3, 伝わる連絡がとれるようになるためにこころがける行動

1, 必ず文書を使って説明する

f:id:JAOBA:20200609044232j:plain

口頭だけの連絡では、忘れてしまう為。

どんなことでも、連絡をする際は、必ず「文書化」しましょう。

エビングハウス忘却曲線によると、人は「1時間後には『56%』、1日経つと、なんと『74%』」も忘れるそうです。

10個説明しても2,3個しか覚えられないって事なんですね!

以上より、口頭のみでの連絡は「言っていないのと同じ!」くらいの感覚で認識されるといいと思います。

文書化って、簡単な連絡をするだけなのにわざわざ「連絡文書」を作成しなきゃいけないの!?
ってついつい熱くなってしまいそうですが、落ち着いて、一呼吸おいていただきたい。

「文書で表現」と、固い感じでお伝えしましたが、要は見返すことが目的になりますので、文字で見えるものであればなんでもOKです。

私は、常に持ち歩いている「メモ紙」に内容を書いて、説明するときに伝える相手と一緒に文字を読み上げるようにしています。
書くことで、頭の中の情報が整理され、伝わる文章がまとまりやすくなります

更に、伝え終わって、メモをしまおうとすると大体の方は
「その紙いらないんならちょうだい」
と言ってきてくれます。

こうする事で、こちらの要望をかいたメモをいつでも相手が見返すことができるようになり、相手が忘れる確率が下がります。

 

2, できる限り目的を明確にわかりやすく伝え、相手が考える時間を省く

f:id:JAOBA:20200609044321j:plain

目的がわかりにくい連絡を受けた側は、理解する為に「考える」必要がでてきます。

他の業務と重なってじっくり考える余裕がなかったりすると、本来の目的からずれた理解になってしまう事もあります。

 

例えば、あなたの後輩が、自分を含める5人の昼の弁当の買い出しに行くことになったとします。

そこであなたは

「他の4人が休憩している間、自分は作業を続けるから、適当に後で食べられる物買ってきて」

などの抽象的な表現をしますが、心の中で

「弁当は冷めてしまうから、カップラーメンが欲しいんだけど、まぁそこまで言わなくてもわかるだろう」

という考えでした。しかし、その意図が後輩に伝わらず、普通に弁当を買ってきてしまい

カップラーメンがよかったんだけど。。。」

とがっかりする結果になってしまいます。

あなたの心の中が、何もせずに伝わる事はまずありません

上記の場合も「カップラーメンを買ってきてくれ」と明確に伝えるべきなのです。
依頼の内容が相手に伝わっていない原因は、依頼した側にもあるという気持ちで接することが、スムーズに進める秘訣になります。

 

3, 伝え終わった後、「念のため」メール・チャットなどのツールで再連絡する

f:id:JAOBA:20200609044400j:plain

ここまでやって初めて伝えたと胸を張れます。

このようにダメ押しをすることで「忘れてた」「聞いてない」と言われなくなるようになります。

「仕事あるある」になりますが、せっかくメモを書いたり、もらったりしても、存在自体を忘れるって経験ありませんか?

更に、人間は、自分の欲求から発生した依頼は頭に残りやすいのですが、人から頼まれた依頼は忘れやすい傾向があるようです。

私はその特性を嫌というほど経験してきましたので、仕事で人に依頼した後には必ず関係者をccに入れて

「先ほど依頼した件、念のためメール連絡させていただきますね」

のような具合でほぼ必ずメールもしくわチャット連絡します。

ちょっとうざがられるかな?といつも心に思いながらも、メール連絡させてもらってます。笑

私の希望的観点かもしれませんが、依頼したことをやってもらった後、必ずお礼を言えば、大抵の人は許してくれます。

要は仕事を完遂させたいという気持ちが伝わる事が大事だと思いますので。

 

絶対にやってはいけない事があります。

恩着せがましく言う事」です。

「俺があそこまで言わなかったら絶対忘れてたでしょ?」

「あなたは絶対忘れると思って何度も連絡させてもらいました」

などのような言い方は絶対NGです。一瞬で信頼関係が崩れるので、このような言い方は絶対にやめましょう。

私は、上記のような言い方をする人は「自己満足の塊」のカテゴリに分類します。


4, 情報のギブ&テイクの徹底

f:id:JAOBA:20200609044806j:plain

一方的に連絡を入れるのではなく、こちらの状況を伝えてあげる事も重要です。

「こっちに一方的に連絡ばかりよこすけど、向こうはどういう状況なんだろう?」

と疑問を抱き始めると、少しずつ信頼関係に亀裂が入り始めます

組織で仕事を進める以上、リーダーを含めてみんな対等の立場です。

遅れている場合は特に、早めに関係者に伝えておく事が大切です。

日程が遅れている原因は、個人の努力だけでは補えない物も存在します。

日ごろから信頼関係を構築していくために、勇気をもって、伝える様にしましょう。

 

4, 私の失敗談

f:id:JAOBA:20200609045458j:plain

私は、仕事を進めるうえで特に「伝えたつもり」の失敗がダントツで多いです。

口頭で伝えた時に相手の口から「わかった」というセリフを聞いた時

「あの人わかったって言ってたみたいだから、もう自分の責任にはならないだろう」

などと、あくまでも自分の責任逃れを考えていました。

そして、いざ、仕事を進めていく上で、連絡したことが実行されておらず、問題が発生したときに

「あの時こういいましたよね?なぜやっていないのですか?」

と確認連絡すると

そんなこと聞いていない

あれってそういう意味だったの?

といったコメントが返ってくることが多々あり、何度もチームメイトと衝突したことがあります。

しかし、そのような衝突は結局時間の無駄です。
「言った。言ってない」の討論は、子供のケンカと言われるくらいレベルの低い争いです。

会社は誰がどのようなミスをしようと関係ないのです

必要なのは結果であり、利益です。

極端な話、会社側からすれば、「何でもいいから上手にプロジェクトを進めろ」という結論になるわけです。

(もちろん、役割分担は重要であり、仕事の邪魔しかしないような人材は、排除されて当然ですよ!!)

 

そのような経験を重ね、私は、責任の押し付け合いをやめました。

 

伝わる連絡ができていない自分の取り組み方を見つめ直し

それからはどうやったら無駄なく仕事を進めることができるのか?

そのような目線で仕事を進めることに決め、ここまで説明してきた手法を徹底して使っています。

この考え方は、組織で働く人間としては、最低限必要な考え方になると思いますので、この記事を読んでくださっている皆様にも、ぜひ参考にしていただければと思います。

 

5,終わりに

f:id:JAOBA:20200609045703j:plain

トラブルなどが起きた時

「ちょっと事前に確認しておけば、こんなミス防げた」

などという言葉を聞いたり、思ったことはありませんか?

連絡によるチームのコミュニケーションが途絶えた時、このような言葉が飛び交います。

 

組織で進める仕事は「人間関係」が非常に大事です。高い成果を出すために、上手に周囲の方々と付き合っていけるようコミュニケーション能力を高める必要があります。

 

www.jaoba.net

 

無駄な争い、無駄な時間を少しでも減らし、成果を上げることに集中し、日本経済の発展に少しでも貢献できるように頑張りましょう!

 

f:id:JAOBA:20200501095104j:plain

 

www.jaoba.net

 

仕事の報告がスムーズに行えるようになる方法 part1

f:id:JAOBA:20200605044019j:plain

こんにちは!AOです。

 

今回の記事では

「会社で、細かく報告しなさい。と言われるけどどうして報告しなければいけないんだろう」

「どんな報告の仕方をすればいいんだろうか」

などといった悩みの解決方法をお伝えします。

 

更に、この記事を読んでいただく事で報告の重要性がわかるだけではなく仕事の成果が向上します。

 

組織で働く、基本的な考えとして役に立つと思いますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

それでは、進めていきましょう。

 

目次

 

1, 報告の目的

f:id:JAOBA:20200605044213j:plain
結論からお伝えします。

上司と仕事の進捗(しんちょく)を共有する事になります。

では、共有する事でどのようなメリットが発生するのか、確認していきましょう。

 

2, 報告が生み出すメリット

1, 潜在的な問題に気付ける

f:id:JAOBA:20200605044633j:plain
共有する事で、上司の目線、角度から見た情報から指摘をもらう事ができ、それまで気付かなかった問題に気づく事ができる為です。

仕事を進める上で、守るべきは日程です。

上司は「日程を守れなくなる問題の要素」を、常に担当者とは違う目線から、観察しています。

他にも、経験からくる注意点など、貴重な情報を与えてもらえる事で、担当者に見えていない問題に気づけるようになります

 

2, 担当レベルでは、進まないような問題を解決してもらえる

f:id:JAOBA:20200605044711j:plain

上司の力で、足を引っ張っている部門・人物のお尻を叩いてもらえる為です。

組織で仕事を進める以上、必ず周囲との連携が必要になる作業が発生します。

「あの部門の仕事が終わらないと、こっちの仕事が進まない」

などといった状況になる事もあります。

例えば、関係部署の担当者が他に仕事を抱えており、仕事を停滞させているにも関わらず

「処理したいけど、他の仕事がたくさんあってるから、とりあえず後回しにする」

などといったパニック状態になり、担当レベルで話が進まなくなってしまった時に、上司の出番になります。

上司から関連部門の責任者に連絡してもらい、仕事の優先順位を変えるよう依頼してもらうなど、対策をとってもらう事ができます。

これも、報告を行う事によるメリットになります。

 

3, 上司に安心感をもってもらえるようになる

f:id:JAOBA:20200605044735j:plain

一人で勝手に仕事を進める事はないという安心感を持ってもらえることが出来る為です。

上司にとって、一番怖いのは損失が発生する事態です。

組織で仕事を進める以上、部下のミスの責任は、上司が取る事になります。

従って、上司は仕事がスムーズに進んでいるかを常に意識しています。

ここまでくれば解ると思いますが、上司に安心してもらう為にこまめな報告が必要になるというわけです。


更に、報告を続ける事で

「この人は問題が発生した時には、ちゃんと報告してきてくれるだろう」

という信頼感を与え、細かい仕事の進め方に口を出してこなくなり、仕事が進めやすくなります。

何事も細かい事を指示されるのは、ストレスがたまる原因になりますからね。


3, よい報告を行う為にとるべき行動

STEP1, 数字を使って表現する

f:id:JAOBA:20200605044804j:plain

判断基準が明確になる為です。

例えば、簡単な例で、日程遅れを報告する際には

「問題が発生しています。このままでは日程を守れません」

というざっくりした報告の仕方ではなく

「予定に対して、現在3日遅れの状況です。このままでは日程を守れません」

と、「3日遅れ」という具体的な言葉を足すだけで、上司への伝わり方のインパクトが大きく変わります。

また、「目で見てわかるもの」があれば、伝わり方は更に向上されます。

日程遅れを報告する際には「日程表」を使用し、問題を報告する際には「問題の内容が解る図解」を使用しながら説明する事で、報告を受ける側の理解が深まります。


STEP2, 悪い報告ほど早めに行う

f:id:JAOBA:20200605044827j:plain

問題の被害や影響が小さいうちに、解決する事が出来る為です。

例えば、「不具合品」をお客様に流出させてしまったことが発覚したにも関わらず

「自分のミスと思われない為に、公になる前に自分で解決しよう」

とこそこそ行動してしまうと、個人で動く事になります。

個人の動きはたかがしれており、「行動範囲」「行動スピード」共に組織の動きに比べて大きく劣ります。

そして、以下のようになります。

  1. 不具合品流出
  2. お客様に気づかれる
  3. クレームを受ける
  4. 会社の評価が下がる

このような悪い流れになるでしょう。

もし、上司に事前に報告していた場合、会社の信頼を落とさない為に、上司は早急に下記のような行動を取ります。

  1. まずはお客様に素直に「不良品を納品してしまった」事の報告と簡単な謝罪連絡
  2. すぐに良品と取り替えさせてもらうように依頼
  3. 即取り替え
  4. 責任者と、関係者で謝罪しに出向く

起きてしまった問題をお客様が気付く前にこちらから手を打つ事が重要になります。

その行動で、会社のレベルを決められてしまうからです。

誠心誠意をもってお客様と向き合う事で信頼関係は保てます。

もちろん、一番は「ミスをしない」事ですが、新しい事を始めた時などは、仕組みが出来ていない為、必ず起こります。

ミスをしてしまった時には、隠さずに勇気をもって早く報告する事が非常に大事になります。

自分のミスは素直に暴露してしまったほうが、上司の心証は間違いなく良化します。

ミスを認めている相手を攻撃するような人は自分の事しか考えていない人間です。

そんな人の言う事は右から左へスルーしましょう

謝罪する真摯な姿勢を見て、協力してくれる人は必ず現れます。 

 

STEP3, 中間報告を必ず行う

f:id:JAOBA:20200605044901j:plain

スムーズに進んでいる場合も、問題を抱えている場合も、報告する事で安心してもらえる為です。

定期的に途中経過を伝える事で、上司の行動は変わります。

・スムーズに進んでいる場合

上司は、特に何もしなくていい状況になります。

しいて言うなら、自分の経験から細部を確認してくる程度です。

 

・問題を抱えている場合

上司は、問題が大きくなる前に、手を打つ準備に入ります。

その為の的確な指示を出してもらう事であるでしょうし

上司自身が、自分の出番のタイミングを見計らい、場合によっては他部門へ「根回し」を行います。

以上のように上司自身も、行動の方向性を決める必要がありますので、中間報告が必要になります。

少々うざがられるくらい、報告しましょう。

 

4,私の失敗例

f:id:JAOBA:20200605044927j:plain

私は20代前半のころまでは
報告すると、色々といちゃもんをつけられて、やる事が増えるから期限ぎりぎりで注文をつけられないタイミングを狙って報告しよう
という考えを持っていました。

今考えると本当に自分の事しか考えていない典型でした。

そんな考えを持っているので、全体の仕事の精度があがるわけがありません。

私の仕事の成果は、今考えると非常に低く、周囲の部門にめちゃくちゃ迷惑かけていたと反省しています。

基本的に、自分が楽をする分、他人が苦しむという考え方が身についたのは、自分の後ろの工程が苦労している姿を見てからですね。

会社で働く以上、常に会社の利益を追究する必要があります。

そのために、情報を共有し、個人プレーを減らし、問題を未然に防ぐ事は、基本中の基本という考えにいきつくまでに時間がかかりました。

 

5, 終わりに

f:id:JAOBA:20200605044947j:plain

本日お伝えさせていただいたのは詳細な手法ではなく、大きな考え方のみ紹介させていただきました。
報告の方法にも、順番など、細かい技術がありますが、また別の記事で紹介させてください。

仕事を円滑に進める為には、「報告」は必要不可欠なツールです。

私個人としては「やりすぎ」くらいでちょうどいいと思っています。

自身の仕事の精度と成果を上げる為に、ぜひ身につけていただければと思います。

 

それでは、これからも一緒に頑張っていきましょう!

f:id:JAOBA:20200501095104j:plain

プロフィール

f:id:JAOBA:20200531075358j:plain

こんにちは!AO(アオ)と申します!

 

・現在34歳 (1986年生まれ)

・既婚、子供は息子一人

・自動車部品を製作する会社に勤務。(今年16年目)

・現在の役職は班長 (平社員の一つ上の位)

・配属先は「生産技術課」

・仕事内容は、「新車開発~量産終了」までの領域で効率のいい生産方法を考案し、リーダー的な立場で、他部門を引っ張る。といった具合です。

・趣味はキャンプと映画鑑賞

・典型的な「仕事人間」とよく言われる

 

1, ブログを始めた目的

f:id:JAOBA:20200531090714j:plain

結論から言うと以下の3点になります。

  • ブログを運営するスキルを身につけたい
  • 自分で稼ぐ力をつけたい
  • 自分の経験や知識を発信する事で、必要としている人たちの役に立ちたい

ブログ運営は、これまで踏み入れた事のない「ネット社会」への挑戦と捉えています。

私の将来の目標はプログラミングを習い、自分の価値を高めていく事です。

 

その為に、今の自分にできる事と言えば・・・

「これまでの人生で培ってきた、経験と知識を必要としている人たちの為に発信する」

でした。

私のこれまでの会社員としての経歴を書きましたので、ぜひ読んでみてください。

 

2, 経歴

2-1,就職

f:id:JAOBA:20200531090802j:plain

地元の工業高校を卒業し、現在の会社へ就職しました。

会社の規模は「中小企業

社員数約3000人で、地元ではまぁまぁ知名度があり

年に、5人くらい国立大出身も入社してくるといった感じの会社です。

給料は、残業を頑張れば、年収500万円くらいになります。

 

2-2, 最初の上司がプライドの塊

f:id:JAOBA:20200531090848j:plain

生まれて初めての上司は「年齢=22歳上の40歳」「役職は係長」でした。

※ちなみに私の会社は「平 → 班長 → 係長 → 課長」という段階になります。

 

その人は

高卒は3年待たないと使い物にならん

という名言を私の目の前で言うような人で、まさに「大卒のベジータ」と陰でささやかれるくらい、プライドが高い人でした。

 

2-3, 虐げられる日々

f:id:JAOBA:20200531090923j:plain

当時18歳、仕事をなめていたし、態度も悪かったこともあり

上司の当たりが以下の感じできつかったです。

  • こんなこともできんのか?
  • あぁ?」 (話しかけた時の反応)
  • お前向いてないかもな。やめた方がいいんじゃないのか?

さらに

  • 席を立つとき、イスをしまい忘れればイスを蹴飛ばされる
  • 色んな人に「あいつ変わってる」や「使い物にならん」と言いふらされる
  • 質問しただけで「これ、俺にやれってことか?」と言われる

大体こんな感じでした。笑

もう一度言いますが、この上司、当時「40歳」です。


2-4, 職場の権力者が全員敵になる

f:id:JAOBA:20200531090957j:plain

上司の言いふらし効果か、職場の権力者たちは、明らかに私をバカにした対応をしてきました。

  • まともに仕事の話をしてくれない
  • 仕事の情報をこちらには流さない
  • 良い条件の仕事を囲み、嫌な仕事はこっちに流す

以上のような感じです。

が、なんだかんだで一番傷ついたのは「変わってる」と陰で言われていた事ですね。

 

そんなこと言われたことなかったので

何を基準に変わってるっていうのかな?

と、それから、私は「人の価値観」を意識するようになりました。

 

2-5, やられっぱなしは許せない

f:id:JAOBA:20200531091321j:plain

私は昔っから負けず嫌いな性格で

権力者グループに絶対負けるか!」の一心で、自主的に職場の過去の資料を読み漁りました。(劇的な効果はその時には出ませんでしたが)

 

2-6, 国内出張

f:id:JAOBA:20200531091033j:plain

職場で浮き気味だった私に、転機が訪れたのは、入社3年目。

業務支援という形で、他県の分工場に半年ほど一人で出張する事になりました。

支援先の課長さんが、とても可愛がってくださって、これまで教えてもらえなかった技術や考え方を事細かく指導してくださったこともあり、成長を実感した私は、自信をもてるようになりました。


2-7, 海外出張

f:id:JAOBA:20200531091115j:plain

入社4年目。更に私に成長のチャンスが訪れます。

海外出張命令でした。

 

行先は「イギリス

当時、わが社では、海外業務がまだ珍しかった為、出張に行きたくないとだだをこねる人が多数存在しました。

そして、権力者たちの策略で、こっちに回ってきたというわけです。笑

国内から出た事のない私でしたが、周りと差をつけるチャンスと思い、すぐに受け入れました。

 

海外業務は、新規顧客の定着化を目指す重要な仕事でしたので、失敗は許されません
私は無我夢中で仕事に取り組みました。
 

滞在先のホテルで、急に鼻血が出たり、眠れない日が続いたり、強くストレスがかかっていたことを覚えています。

そんな中、何とか仕事を完結する事ができました。

達成感が強く、胸を張って帰国したことを今でも鮮明に覚えています。

 

2-8, 辛い経験を乗り越えて

f:id:JAOBA:20200531091159j:plain

私の因縁の「権力者グループ」も、私が業務を次々と完遂させていくことに驚いた様子で、私をバカにすることもなくなり、ちょっとだけ勝利っぽい感覚を持てました。

 

3, ブログで発信したい事

f:id:JAOBA:20200531091228j:plain

以上のような事を乗り越え、色々な経験を重ねて、今では、仕事が大好きになりました。

辛いと感じる事も多いですが、今も楽しく取り組んでいます。

 

人の役に立てる情報として発信できるのは、以上のような人生経験からくる以下3点です。

  • 人間関係構築の方法
  • 生産性向上を目的とした仕事術
  • 楽しく生きていくための考え方

 

また、ひどい人間関係に悩まされる人たちの励みに少しでもなれればと思っています。

それなりにひどい目に合ってきた私ですので、役に立てると確信してます。笑

 

長いプロフィールを最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました。

引き続き、ブログの閲覧も、お願いします!!

「精度の高いスケジュール」を立てる方法を身につけて、高い成果を出しましょう!!

 f:id:JAOBA:20200529031427j:plain

こんにちは!AOです。

 

今回の記事では
「会社でスケジュールを立てなさいと言われるけど、そもそもスケジュールをたてるとどんなメリットがあるの?」

「どうやってたてればいいの?」

 

以上のような疑問にお答えします。

 

この記事を読むことでスケジュールを立てるメリットが理解でき、さらに精度の高いスケジュールを作れるようになります。

 

スケジュールを立てる事はできる人の常識といっても過言ではないくらい大事です。

ぜひ、この記事を見て、レベルUPしていきましょう。

 

目次


1 スケジュールを立てる目的

f:id:JAOBA:20200529031550j:plain

結論からお伝えします。

目標達成への道筋を明確にする事です。

 

次の項で、どんなメリットがあるのか、説明します。

 

2, スケジュールを立てる事で、生まれるメリット

f:id:JAOBA:20200529032209j:plain

代表的なもので、以下の3点になります。

  1. 効率よく仕事を進められる
  2. やるべき事 (タスク)が明確になる
  3. 仕事・プライベートの時間配分ができる

次の項で、スケジュール管理の実践方法を、具体例と私の失敗談も交えて説明していきます。

 

3, スケジュールの立て方

f:id:JAOBA:20200529032247j:plain

STEP1: 納期から現在までの日数を逆算し、成立性を確認する

仕事には必ず納期が設定されますよね。

納期が明確になった時点で、以下のように節目を作ります。

 

1, 納期から現在までの日数を計算する。

例:「5/2 (火) に受注」「5/19 (金) が納期」が納期の場合「実働13日」

※下図参照

f:id:JAOBA:20200528172405j:plain

2, やるべきことを作業単位でリストアップし、明確にする。

この時、「各作業のゴールを定義づける」(下図参照)
※上司不在などの「不測の事態」に備えて、「予備日」を設ける習慣を身に付けましょう。

f:id:JAOBA:20200529033948j:plain

3, リストアップした項目の作業工数を見積もる

上記のリストの右端の「必要工数」の欄の部分に当たります。

ここでは詳細の時間で表現せず、ざっくり「日数」を出します。

見積を行う際は通常時間の 1.5倍が理想。先日作成したブログを参考にしてみてください。

www.jaoba.net

4, 納期までの対応日数が足りているか実際に日程表の中に並べて確認する。

f:id:JAOBA:20200528173704j:plain

このようにすることで「成立性」が視える様になります。

 

5, 成り立たず、納期を超えてしまう場合、まずは納期変更が可能か確認する

仕事を進める上での基本中の基本です。

あくまでも「見積」段階なので出来る事です。

受注後に納期変更の依頼をするのは、信頼関係が崩れる原因になりますので、絶対NGです。

 

6,変更不可能な場合は、「やるべき事」の見積時間をどこが減らせるか、同時並行できないか、検討する。

※人数を増やすことで同時並行が可能になる場合には、迷わず上司に進言する事をおすすめします。

 

以上のように、仕事が決まった時点で、仕事の全体像が見えるスケジュールをたて、成立性をまず確認する事が最重要になります。

 

繰返し言います。この成立性の確認は、非常に重要です。

見積を立てる時間を与えられ、「成立します」と応えて受注をもらえたにも関わらず、実際納期が近づいてきたときに

「やっぱりだめでした」

なんて事になった時には、依頼主の信頼はガラガラと音を立てて一瞬で崩れ去ってしまうということを覚えておきましょう。

会社間のやり取りで上記のようなことが起きた場合、会社のレベルを疑われる事になります。

 

STEP2: 仕事とプライベートの予定を一元管理する

両方の情報を共有する事で、より効率のいい、スケジュールをたてる事が出来る為。

仕事とプライベートの予定表を別々にしていると、必ず「重複」が起こります。

趣味をこの日にやると先に決め、周囲にあらかじめ宣言しておく事で、重複を回避することが可能になります。

重複を確実に防ぐには、色を変えて記載する事をおすすめします。

例:「仕事 = 黒」「プライベート = 紫」「消しこみ線 = 赤

私が実践している方法です。一目瞭然になり、結構有効です。

 

個人的には、仕事の重要度にもよりますが、プライベートの予定をできる限り優先的に立てたほうが、人生楽しめると思います。

 

ちなみに私は、20代後半まで、「仕事優先」でスケジュールを立てていました。

プライベートの予定が入っていても、仕事が入らないようにする工夫などは、一切行っていませんでした。

今思えば「仕事だから仕方ない」と、その言葉を発して、自分に酔っていたんだと思います。

 

が、2年あたり前から、「プライベートスケジュールを守る」という事を優先して、仕事のスケジュールが後から入らないように意識して行動してみたところ、進め方など、良い方向に変わりました。

 

慣れない間は、強引に仕事を終わらせたりなど、粗さも目立ちましたが、続けていくうちに無理のない計画を組めるようになりました。

みなさんもぜひ、やってみてください。 

 

STEP3: スケジュールは「2か月先」まで詳細に立てる

前もって計画をたてておく事で、追加で仕事の依頼がきた場合、以下のような対応が可能になります。

  1. 前倒しできる仕事の選別 → 実践。
  2. 重複するから無理な旨を、依頼段階から伝える

以上2点です。

どんな仕事にも全体計画があります。

まずは、個人レベルまで落とし込んでみてください。

相する事で、自分の役割を、効率よく果たすには、どこでどのように行動を起こせばいいのかがわかります。

更に、周囲が気づいていない問題を早い段階から発見し、高い成果をあげる事ができるようになるはずです。

また、STEP2でも紹介したように「プライベートのスケジュール」も併せて早い段階で立てておくと、両立させるスケジュールが可能になります。

 

時間をかけて必死で考えた成功への道筋も、管理しなければただの妄想になってしまいます。

そうならない為にも、しっかり管理しましょう。

 

4, 終わりに

f:id:JAOBA:20200529032801j:plain

仕事だけでなく、プライベートにおいても、スケジュールを立てて行動する事はとても重要です。

意識するだけで完璧にたてられるようになるほど甘いものではありません。

これからスケジュールを立てられるようになりたい方は、今日の記事に載せた方法を実践してみてください。

少しずつ習慣化する事が出来ていけば、必ず高い成果を生み出せます。

日々の生産性を高めるだけでなく、楽しい人生を送る為には、必須な能力ですので、ぜひこの記事を参考にして、精度が高いスケジュールをたてられるようになっていただきたいと思います。

 

一緒に頑張りましょう!!

f:id:JAOBA:20200501095104j:plain

 

スケジュール管理に関係する記事を貼っておきます。

よければ読んでみてください。

www.jaoba.net

整理整頓する力を仕事で活かし、高い成果を出しましょう!!

こんにちは!
AOです。

 

「子供のころからならってきてた整理整頓っていう言葉を会社でもよく聞かされるけど、何がそんなに大事なんだろう?仕事に役に立つ整理整頓の方法って具体的にどのような事なんだろうか?」

 

この記事では、そのような疑問にお答えします。

この記事を読むことで「会社で整理整頓が必要な理由が明確になる」のと同時に「整理整頓の基礎を身につける」事ができます。

整理整頓ができる人=仕事ができる人」と言っても過言ではないほど、整理整頓は重要なスキルです。
ぜひ、身につけていきましょう!

目次

 

1, 整理整頓とは

f:id:JAOBA:20200526045924j:plain

整理・・・いるものといらない物に分ける、いらない物は捨てること
整頓・・・必要な物をいつでも取り出せるようにすること

以上2点になります。

単純な内容ですが、案外出来ていない人や、組織が多く、「片づけができていない組織は利益が出ない」とまで言われます。

では、どのような効果があるのか、確認していきましょう。

 

2, 整理整頓が仕事にもたらす効果

f:id:JAOBA:20200526050004j:plain

代表例を3点ほど紹介します。

1, スペースを広く使う事ができるようになる

2, ものを探す時間がなくなる

3, 間違いがなくなる

以上3点があげられ、総合的に効率UPが期待できます。

次の項では、実際に身につける為の方法を、紹介いたします。

 

3, 整理整頓を仕事で活用できるようになるために取り組むべき事 

f:id:JAOBA:20200526050112j:plain

代表的な方法を3点ほど、紹介します。

 

STEP1, 同じ種類のものは、「1つ」だけ持つことにする。

目的・・・探す手間を作らない

普段から意識していないと「ボールペン」「シャーペン」「はさみ」などの文房具や、「もらったメモ帳」など、「1つあれば十分」の物が、意外とたまっちゃいます。
物が必要以上にあふれて、山を作ってしまうと、「探す手間」がめちゃくちゃ増えます。
物をかき分けて探す行為はまさに「砂場の砂に埋もれた物を探す」のと同じようなものです。

たまにデスクの引き出しを開けてジャラジャラ音を立てて「あれ?」などとつぶやいている人はいませんか?
その状態こそまさに砂場で砂をかき分けている状態になります。
私も何度もその経験はあります。。。笑

必要最低限の数に抑えておけば、山になる事はなくなるので、見た目もすっきりする為うんざりすることもなくなります。

 

STEP2, モノの置場を決める

目的・・・二重ストックを防ぐ

思いつくままに物を置いていると、いざ必要な時に「あれ?なくなってる」という状態になります。
そしてまた購入し、忘れたころに出てきて、ものがふえていくというサイクルになります。
この作業が終わったら、ここに戻す」という簡単なルールを自分の中で決めて、物を管理する。

以上を徹底する事で少しずつ物が増えることはなくなります。

いくら気を付けていても、急ぎの場合など、上記のように重ねて購入してしまうケースもあると思います。
その場合には、安価な物は、誰かにあげちゃいましょう。

もったいない気がするのはわかりますが、物が増えた時の効率DOWNに比べると、確実にいいです。

 

置場を徹底すると、探す手間もなくなり、大きな効率UPになります。これはかなりおすすめです。

 

STEP3, 保管するものの数を決める

目的・・・使用するスペースと、出費を最低限に抑える

これについても決めておかないと無駄なスペースとストックばかり増えます。
「消しゴム」「ホッチキス」「印鑑」など、使用頻度が高く、長い期間持つものは「各1つ」保管しておきます。
「乾電池」「シャーペン」などの消耗品で、壊れた時や交換する必要のある物は「予備として更に各1個ずつ」準備しておけばいいと思います。

これまでのSTEPの中で一番重要ですが、難しい内容ではないと思うので、自分の中でルールを決めて実践してみるといいと思います。

 

4, 整理整頓ができないのは「先送り」の考えの現れ?

私の個人的な見解ですが、整理整頓ができない大部分は「先送り」の気持ちが強い印象があります。

作業が終わるのと同時に、「片づけ」や「次に使う時に備える」事を考えて行動すれば、必然的に「整理整頓」はできるはず。

というのが、私の経験からの結論です。

 

「作業完了」の定義も含めて考えると、全体的な効率が一気に上がる事が期待できます。ぜひ以下の記事を読んでみて、併せ技を使ってみてください。

www.jaoba.net

5, 私の失敗談

 f:id:JAOBA:20200526050219j:plain

ここまでいろいろと紹介させていただきましたが、以前の私は、紹介した上記全てができていませんでした。

出来ていなかった場合、どのような影響が出るのか、経験談からお伝えしていきます。

まず、あきらかに蓄積される「疲労」が変わります。
探す行為による「体力的な疲労」はもちろんですが、他にも「視覚的な疲労」も生まれます。

物が乱雑に置かれている光景を見ると、「探す気すら起きない」と感じた事ってありませんか?

朝などの体力が有り余っている時は、何も感じませんが、思考能力が低下する午後などはそんな状態を見ただけでうんざりしてきますよね。

そんな気持ちで探し物をしても、最短時間で見つかるはずがありません。

以上のような事を何度も経験し、試しに整理整頓をこころがけて日々生活してみると、少しずつ気持ちの変化が訪れて、今では物が乱雑に置かれている事が許せなくなってきました。笑

 

6, 私の実践方法

以上のように、整理整頓ができず、うんざりした経験の多い私が、今やっている整理整頓の実践内容を紹介します。
ほぼ復習に近い形になると思いますが、ぜひ参考にしてみてください。

1, デスクの引き出しごとに「何を入れるか」決める。

f:id:JAOBA:20200526043747j:plain

デスクの各引き出しに何を入れるか決める

物の置場を決めることで、作業効率をUPさせています。

 

2, 必要最低限の物しか持たない状態をこころがける

f:id:JAOBA:20200526044151j:plain

必要な物以外は持たない

デスクの中に全て納め、机の上に、物を置かない事で、視覚的な無駄な疲労を防ぐのと、目の前の作業に集中できる環境を作る様に心がけています。

 

3, 自分の作業内容と使用頻度で何を自分で持つか決めている

作業によって、必要な物は決まっています。

 

パソコン作業 → パソコン
書類まとめ → ホッチキス・印鑑・シャーペンなどの文房具
スケジュール管理 → 手帳一冊

 

以上のように自分が行う作業に対して、必要な物を決め、使用頻度に応じて自分で保管するか、共用物に頼るか決めます。

例えば、毎日もしくわ3日に1回など、使用頻度が高い場合は自分の物を準備します。

1か月に1回使う程度の、使用頻度が低いものは、「事務所に共用物」として、使える物があるのであれば、そちらを頼ります。

 

 以上が、私が実践している内容になります。

はっきりいって「大した事してないじゃん」と思われた方も多いと思います。

その通りです。

簡単な事なので、まだやってない方は参考にしてみてください。

 

7, 終わりに

人のデスクの中を見た瞬間に「この人、多分仕事できないな」と感じる事が多いです。

整理整頓は仕事だけでなく、人生にも必ず役立つ知識・技術になりますので、普段の生活から整理整頓を意識し、更に精度を高める事で成果に繋げる事が出来るように頑張りましょう!

 

継続していくと「乱雑な状態を見ると、整理したくてうずうずする」状態に、なっているはずです!

 

f:id:JAOBA:20200501095104j:plain